Jakarta, 21/3/2012. Sehubungan dengan adanya “The Project for Reducing Poverty of Live Stock Farmers in Sumbawa Island, West Nusa Tenggara Province” Yayasan Bina Olah Alam Nasional (BOAN Foundation) mendapatkan dana hibah dari Kedutaan Besar Jepang di Indonesia sejumlah US$ 97,670(Sembilan puluh tujuh ribu enam ratus tujuh puluh dolar Amerika), atau setara dengan Rp 850.000.000, dengan ini Director BOAN Foundation Mr. Muhammad Ungang berjanji kepada Duta Besar Luar Biasa dan Berkuasa Penuh Jepang untuk Republik Indonesia, H.E. Mr. Yoshinori Katori, seperti tercantum di bawah ini. - Dana hibah hanya digunakan untuk kepentingan pelaksanaan proyek dan akan dikelola dengan jujur dan penuh rasa tanggung jawab.
- Yayasan membuka rekening khusus dalam Rupiah untuk menerima dan mengelola dana hibah tersebut di Bank Mandiri, cabang Sumbawa a/n Yayasan BOAN
- Pendanaan biaya-biaya di luar kesepakatan kedua belah pihak dan di luar persetujuan dari pihak Kedutaan Besar Jepang akan menjadi tanggungan Yayasan.
- Jika terdapat kekurangan dana dalam pelaksanaan proyek, maka Yayasan bersedia untuk menutupinya dengan dana dari yayasan sendiri dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan proyek.
- Segala biaya seperti jasa Bank, biaya transfer dana, bea cukai, izin/fee/dll untuk mendirikan bangunan (IMB) kepada pemerintah atau izin/fee lain yang berkaitan dengan proyek ini menjadi tanggungan Yayasan.
- Yayasan akan melakukan penarikan dana melalui tahapan berikut:
a. Mengajukan permohonan pencairan dana (“Request for Approval on Grassroots Fund Withdrawal”) kepada Kedutaan Besar Jepang sesuai dengan jadwal pelaksanaan kegiatan yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
b. Sebagai tindak lanjut dari surat permohonan tersebut, Kedutaan Besar Jepang akan mengeluarkan surat persetujuan penarikan dana (“Approval For Withdrawal”) ditujukan kepada pihak Bank Mandiri.
c. Penarikan dana di Bank oleh Yayasan harus disertai dengan surat persetujuan tersebut.
- Jika dalam pelaksanaan proyek terdapat sisa dana baik dari maupun diluar anggaran yang sudah dialokasikan, maka Yayasan bersedia untuk mengembalikan sisa dana tersebut kepada Kedutaan Besar Jepang di Indonesia secepatnya.
- Jika ada rencana perubahan alokasi dana atau rencana pengembangan proyek yang telah disetujui oleh Kedutaan Besar Jepang di Indonesia, Yayasan akan membicarakannya dengan pihak Kedutaan Besar Jepang sebelum menggunakan dana tersebut.
- Yayasan akan mengirimkan tanda bukti penerimaan dana dan salinan buku bank setelah menerima dana hibah dari Kedutaan Besar Jepang di Indonesia.
10. Selain Project Completion Report/Laporan Akhir yang telah ditentukan di Grant Contract, Yayasan wajib menyerahkan laporan pelaksanaan proyek dan laporan keuangan kepada Kedutaan Besar Jepang dengan ketentuan sebagai berikut:
- Laporan Pertengahan Proyek yang berisi laporan kegiatan mengenai kemajuan, kesulitan /hambatan dalam pelaksanaan proyek, dan cara mengatasi kesulitan/hambatan tersebut.
- Laporan Keuangan Pertengahan Proyek yang disusun berdasarkan penggunaan dana sebenarnya dan fotokopi kwitansi atas pembelian barang/jasa dengan dana hibah dan fotokopi rekening khusus yang dibuka untuk proyek ini. (Kwitansi asli harus disimpan oleh Yayasan untuk Pelaksanaan audit eksternal setelah proyek selesai.)
- Sistem pelaporan berdasarkan pada ketentuan yang telah disepakati bersama dan disetujui oleh Kedutaan Besar Jepang.
11. Jadwal penyerahan laporan pelaksanaan proyek adalah sebagai berikut:
- Laporan Pertengahan Kegiatan dan Laporan Keuangan Pertengahan (April – Oktober 2012) pada bulan November 2012
- Project Completion Report/Laporan Akhir yang terdiri dari laporan kegiatan dan keuangan pada bulan April 2013
12. Jika terdapat koreksi pada laporan pelaksanaan proyek, maka pihak Yayasan bersedia melakukan perbaikan laporan.
13. Setelah proyek selesai, Yayasan wajib menyerahkan laporan audit eksternal atas penggunaan dana yang dibuat oleh akuntan publik kepada Kedutaan Besar Jepang berikut kwitansi asli pembelian barang/jasa yang dibiayai dengan dana hibah.
14. Dalam jangka waktu 5 tahun setelah proyek selesai, Yayasan akan menyerahkan laporan tahunan kepada Kedutaan Besar Jepang mengenai evaluasi proyek dan kegiatan Yayasan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar